質問
MailGatesの自己承認機能で、承認処理が未実施であるにもかかわらず
「メールは既に処理されました。サーバ上に存在しません」という内容が表示される。
回答
下記二点をご確認ください。
- 別ユーザーにて既に承認が行われている
事象が発生したメールアドレスについて、メーリングリスト（Microsoft365の共有メールボックス等）を利用されている場合には、別ユーザーにて既に承認処理が行われている可能性がございます。
既に承認処理が完了しているメールの送信保留通知よりMailGatesにアクセスした場合、上述の「メールは既に処理されました。」の内容が表示されます。
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Microsoft Defenderの「Safe Links (安全なリンク)」機能が動作している
MailGates 管理者モード > メール審査 > 詳細設定 > 通知メール設定の「通知メールのセキュリティ設定」にて、「通知メールからの審査メールの操作はログインを免除する」を有効化されている場合に、Microsoft Defenderの「Safe Links (安全なリンク)」機能において自己承認メールにアクセスし、リンクを確認した際に削除処理が行われる事象を確認しております。
該当製品を利用されている場合は、下記いずれかの対応をご検討ください。
◇回避策１
MailGates 管理者モード > メール審査 > 詳細設定 > 通知メール設定の「通知メールのセキュリティ設定」にて、「通知メールからの審査メールの操作はログインを免除する」のチェックを外して「保存」をクリックしてください。
この設定により、送信保留通知からMailGatesにアクセスする際にログイン操作が必要となります。そのため、送信保留通知からの処理を実施する際に、毎回メールアドレス・パスワードの入力を行う流れとなります。ご利用時にはご不便をおかけいたしますが、Safe Links などのURL チェックツールによる自動アクセスは行われなくなりますので、自動で削除されることはございません。
◇回避策２
Microsoft Defender側での許可設定をご検討ください。
Microsoft社サービス側の回避方法については、他社製品の仕様に関する内容となり、
弊社からの詳細なご案内ができませんことを何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
参考情報として、下記Microsoft社側サイトをご案内しております。
[参考情報]Microsoft Defender for Office 365 で安全なリンク ポリシーを設定する
https://learn.microsoft.com/ja-jp/defender-office-365/safe-links-policies-configure?view=o365-worldwid
除外設定につきましては、下記内容をご指定下さい。
設定変更後に事象が改善されるかをご確認いただけますと幸いでございます。*.cybermail.jp/*